Hướng dẫn cách viết email ứng tuyển trong doanh nghiệp

No comments

Có thể format hoặc chèn thêm hình ảnh ở thanh công cụ ngay trên phần text lúc tạo chữ ký.

Khi bạn gửi mail cho nhà tuyển dụng để ứng tuyển cho một vị trí của một công ty nào đó hoặc mail để hỏi và thắc mắc liên quan đến công việc. Thật quan trọng để định dạng email của bạn chuyên nghiệp như bất kỳ mail thương mại nào khác. Dưới đây là những điều nên có ở nội dung mail khi gửi cho mục đích công việc và cách để format email của bạn.

Định dạng email

Dòng chủ đề (Subject Line)

Đừng quên để bao gồm dòng chủ để ở email của bạn. Nếu bạn quên điều này thì email của bạn thậm chí có thể không được xem.

Dòng tiêu đề của mail (Subject Line) là một trong những phần quan trọng trong email của bạn gửi tới. Nội dung mail bắt buộc phải bao gồm dòng tiêu đề này. Nếu bỏ trống thì email của bạn có thể đi vào Spam hoặc bị xóa và thể hiện sự không chuyên nghiệp của bạn.

Khi bạn ứng tuyển cho một vị trí, hãy chắc chắn bạn bao gồm công việc bạn ứng tuyển ở dòng tiêu đề. Điều này giúp nhà tuyển dụng thấy rõ ví trí bạn đang quan tâm. Khi bạn càng cụ thể về điều này thì email của bạn càng có cơ hội được xem cao hơn.

Ví dụ về tiêu đề mail:

Ứng tuyển nhân viên kế toán-Nguyễn Văn A
Ứng tuyển cho vị trí nhân viên bán hàng
Hỏi về công việc- Nguyễn Văn A
…

Nội dung email

Nếu bạn đã có tên của người liên lạc cụ thể, hãy viết lời chào đầu thư là Dear Mr/Ms tên của họ (ví dụ Dear Mr Minh,). Nếu bạn không có tên của người bạn gửi mail tới, bạn có thể viết Dear Hiring Manager. Bạn có thể xem yêu cầu gửi hồ sơ ứng tuyển tới địa chỉ nào ở tin tuyển dụng để có lời chào phù hợp.

Khi bạn ứng tuyển một vị trí công việc qua email, nên copy và paste đơn xin việc của bạn (Cover Letter) vào nội dung mail hoặc viết phần thân của thư xin việc. Nếu người tuyển dụng yêu cầu bạn gửi cả sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae) thì bạn đính kèm luôn vào email này ở file PDF hoặc file Word.

Khi bạn có hỏi hay thắc mắc gì về vị trí bạn ứng tuyển thì hãy nêu rõ lý do bạn viết và mục đích viết của email là gì.

Email của bạn nên được định dạng như email thương mại với khoảng cách giữa các đoạn và không viết tắt hoặc có bất kỳ lỗi ngữ pháp nào. Phần đầu thư là phần chào hỏi, kết thúc thư là ký tên của mình. Ví dụ:

Many thanks and best regards,

Lan

Bao gồm chữ ký mail (email signature)

Chữ ký là một trong những phần quan trọng trong email của bạn. Chữ ký giúp người đọc mail biết bạn là ai và giúp họ liên lạc với bạn một cách dễ dàng. Một email signature được đặt ở cuối mỗi email và bao gồm tên, địa chỉ, email, số điện thoại để người tuyển dụng có thể thấy để dễ dàng liên lạc với bạn.

Sau đây là hướng dẫn cách tạo email signature ở gmail:

Trong gmail của bạn Click vào Settings
Đi tới General
Kéo xuống ở mục Signature
Gõ phần chữ ký ở text bao gồm họ tên, địa chỉ, email, số điện thoại, địa chỉ linkedin(nếu có). Hoặc họ tên, ngành học, trường học,email, số điện thoại. Họ tên, email, số điện thoại là phần quan trọng không thể thiếu để giúp người nhận mail có thể biết bạn là ai và dễ dàng liên lạc lại với bạn. Email Signature tốt nhất không nên quá 5 dòng. Ví dụ:
Nguyễn Văn A

Email:…

Phone:…

LinkedIn:…

Có thể format hoặc chèn thêm hình ảnh ở thanh công cụ ngay trên phần text lúc tạo chữ ký.
Có thể add một quote yêu thích của bạn nếu muốn
Tích vào ô: “Insert this signature before quoted text in repliesand remove the “–” line that precedes it” ở ngay dưới phần text để phần chữ ký hiển thị bên dưới nội dung trả lời mới nhất. Nếu không tích vào ô này phần chữ ký sẽ nằm bên dưới nội dung email cũ mà bạn trả lời, bạn sẽ lại phải mất công copy và paste lại. Do vậy hãy tích vào ô này để người nhận có thể phân biệt được đâu là chữ ký của bạn và đâu là chữ ký thư của người khác.
Click vào Save Changes
Cách đặt tên file

Khi bạn gửi email ứng tuyển, tên file đính kèm sẽ là một trong những điều nhà tuyển dụng nhìn vào đó để biết nội dung của file bạn gửi là gì. Do vậy tên file là một trong những phần quan trọng giúp cho nhà tuyển dụng có ấn tượng đầu tiên với bạn. Không nên đặt tên file chỉ là tên của nội dung file ví dụ “cover letter” mà bạn nên bao gồm cả tên của bạn ở đó vì nhà tuyển dụng có vô vàn hồ sơ được gửi đến, nếu chỉ đặt như thế họ sẽ khó biết đó là cover letter letter hay CV của ai. Do vậy chắc chắn tên file bạn đặt có cả tên nội dung file và tên của bạn. Ví dụ Cover letter_Nguyễn Văn A, CV Marketing_Nguyễn Văn A

Kiểm tra trước khi gửi

Tốt nhất bạn nên gửi cho chính bạn trước để kiểm tra lại format và nội dung, đọc lại và kiểm tra thật kỹ các lỗi chính tả trước khi gửi chính thức cho nhà tuyển dụng.